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A crescente digitalização das operações empresariais ampliou a superfície de exposição das organizações a riscos de segurança, tornando a proteção de dados um dos pilares da governança corporativa. Nesse cenário, o Microsoft 365 DLP Endpoint surge como uma solução robusta para proteger informações sensíveis e garantir a conformidade regulatória, especialmente em ambientes híbridos e multiplataforma. Este artigo detalha os principais mecanismos e estratégias do DLP Endpoint, com foco prático para profissionais de TI e DPOs que buscam elevar o nível de segurança corporativa.

Proteção de Informações: Tipos de Dados, Riscos e Vazamentos

Em qualquer organização, os dados circulam constantemente entre setores, colaboradores e sistemas, sendo essenciais para as operações do dia a dia. Eles podem ser classificados em diferentes tipos, como dados internos, externos e proprietários. Proteger essas informações é fundamental para evitar prejuízos financeiros e danos à reputação, além de garantir a conformidade com normas e regulamentações vigentes.

Dados internos são aqueles gerados e utilizados exclusivamente dentro da organização, como relatórios financeiros, listas de clientes ou informações de recursos humanos. Dados externos referem-se a informações vindas de fontes fora da empresa, como contratos com fornecedores, dados de mercado ou comunicação com parceiros comerciais. Já os dados proprietários são informações desenvolvidas e detidas pela empresa, como projetos, patentes, fórmulas industriais ou estratégias de negócio. Por exemplo, uma planilha de avaliação de desempenho dos funcionários é um dado interno; um acordo comercial recebido de um parceiro internacional é externo; e a descrição técnica de uma invenção desenvolvida pela empresa é considerada proprietária.

Os vazamentos de dados podem ocorrer de formas distintas: o vazamento intencional acontece quando um colaborador decide compartilhar informações confidenciais deliberadamente, como enviar um relatório financeiro interno para um concorrente; o vazamento não intencional ocorre por descuido ou falta de conhecimento, por exemplo, ao anexar documentos sensíveis em um e-mail enviado para o destinatário errado; já o vazamento por hacking resulta de ataques direcionados, como invasão de sistemas por criminosos que exploram vulnerabilidades para obter acesso não autorizado a dados sensíveis.

Três Perguntas-Chave para Avaliar a Maturidade da Segurança de Dados

Para avaliar se o ambiente de dados de uma organização está realmente seguro, é útil refletir sobre três perguntas essenciais: 

1 -  Se houver um vazamento de dados, terei ciência? 

Ou seja, é necessário um sistema de monitoramento capaz de identificar rapidamente qualquer incidente.

2 - Caso tivesse ciência, conseguiria impedir?

Isso exige políticas bem definidas de resposta e contenção eficazes.  

3 - Se não fosse possível impedir, conseguiria evitar que acontecesse novamente?

É essencial revisar incidentes anteriores para aprimorar continuamente as estratégias de segurança, fortalecendo o ambiente contra novas ameaças.

O Microsoft 365 DLP permite que estas três perguntas sejam respondidas de forma afirmativa, pois oferece monitoramente contínuo, mecanismos de bloqueio e auditoria detalhada, além de ferramentas para revisão e aprimoramento das políticas.

Proteção de Informações no Microsoft 365: Rótulos de Confidencialidade e DLP

O Microsoft 365 oferece uma abordagem robusta para proteção de informações, combinando rótulos de confidencialidade e recursos avançados de DLP (Data Loss Prevention). Os rótulos de confidencialidade permitem classificar e proteger dados sensíveis, podendo ser aplicados de três formas: automaticamente (com base em políticas e detecção de padrões sensíveis), manualmente (pelo próprio usuário, ao criar ou editar documentos) ou como padrão (atribuído automaticamente a todos os novos conteúdos, caso nenhuma outra regra seja acionada).

Os recursos de DLP monitoram e controlam o fluxo de informações, impedindo o compartilhamento não autorizado de dados confidenciais. Entre as funcionalidades, destacam-se o bloqueio automático de ações arriscadas, o envio de notificações para usuários e administradores sobre potenciais violações e a auditoria detalhada de todas as atividades, garantindo rastreabilidade e facilitando a conformidade com normas e políticas internas.

Proteção Avançada de Dados: DLP aplicado diretamento nos dispositivos 

O DLP do Microsoft 365 é altamente eficiente para proteger informações na nuvem, oferecendo monitoramento, bloqueio e auditoria de dados sensíveis armazenados e compartilhados dentro do ecossistema Microsoft. No entanto, é importante considerar que existem diversos aplicativos fora do domínio da Microsoft que também manipulam informações confidenciais e críticas para as organizações.

Por esse motivo, a utilização do DLP Endpoint se faz necessária para ampliar a proteção a arquivos e dados gerados em softwares como Autodesk (por exemplo, arquivos dwg e rtv), Adobe (ai, psd), além de outros formatos sensíveis como json e csv. Essas extensões frequentemente carregam projetos, códigos e conteúdos sigilosos que, caso não estejam sob políticas de proteção, podem ser expostos inadvertidamente. O DLP Endpoint permite aplicar controles preventivos diretamente nos dispositivos dos colaboradores, garantindo que a segurança das informações acompanhe o dado onde quer que ele esteja, mesmo fora da nuvem Microsoft.

A implantação do DLP Endpoint é rápida e simples, pois utiliza um scanner que pode ser ativado nas máquinas por meio de GPO, Intune ou manualmente, opção geralmente adotada em ambientes de teste. Além disso, trata-se de uma solução multiplataforma, disponível tanto para Windows quanto para macOS, facilitando a proteção em diferentes ambientes corporativos.

O Microsoft DLP Endpoint oferece mecanismos avançados de proteção, baseados em listas de bloqueio (blacklist) e de liberação (whitelist), permitindo um controle granular sobre o acesso a sites, aplicativos, extensões de arquivo e dispositivos removíveis, como pendrives e HDs externos. Com a blacklist, é possível bloquear automaticamente o uso ou a transferência de dados para destinos considerados não confiáveis ou fora da política da empresa, enquanto a whitelist garante que recursos essenciais para o negócio possam ser acessados sem restrições.

Os modos de bloqueio do DLP Endpoint são flexíveis e podem ser configurados conforme a necessidade da organização. Entre eles, destaca-se o bloqueio total, que impede a ação do usuário imediatamente; o modo de solicitação de justificativa empresarial, onde o colaborador precisa informar o motivo da tentativa de acesso ou compartilhamento, permitindo auditoria posterior; e o modo apenas auditoria, que não impede a ação, mas registra todas as tentativas para análise e identificação de riscos.

Outra funcionalidade importante é a possibilidade de criar múltiplas políticas diferentes, adaptando a proteção para os mais diversos cenários corporativos, como equipes de desenvolvimento, setores administrativos ou áreas de design gráfico, cada uma com suas necessidades e riscos específicos. Por exemplo, uma política pode bloquear o upload de arquivos confidenciais para serviços de nuvem pessoal, enquanto outra apenas audita o uso de dispositivos USB em departamentos de TI. No dia a dia, isso permite, por exemplo, impedir que um projeto em formato .dwg seja enviado por e-mail para fora da empresa, exigir justificativa para copiar dados sensíveis para um pendrive, ou registrar tentativas de acesso a sites de compartilhamento de arquivos, fortalecendo a governança e a conformidade.

Privacidade e Conformidade no DLP Endpoint

O DLP Endpoint foi desenvolvido levando em consideração a privacidade dos colaboradores, monitorando exclusivamente informações relacionadas à empresa e não acessando dados pessoais dos usuários. Dessa forma, o sistema protege a privacidade individual, atendendo requisitos de conformidade e ética. Além disso, o DLP Endpoint é projetado para atuar de maneira transparente, evitando impactos negativos na produtividade dos usuários e assegurando que as operações diárias ocorram normalmente.

Monitoramento Centralizado e Alertas Personalizados

O DLP Endpoint conta com um sistema robusto de monitoramento, que consolida todas as atividades em um dashboard centralizado, facilitando a visualização em tempo real dos eventos e incidentes de segurança. Os administradores podem acompanhar indicadores, identificar padrões de comportamento e agir proativamente diante de potenciais ameaças. Além disso, o sistema de alertas possui níveis de severidade customizáveis, permitindo configurar notificações automáticas de acordo com o grau de risco de cada evento, o que amplia a eficiência na resposta e priorização dos incidentes

Conclusão

Em suma, o DLP Endpoint da Microsoft destaca-se como uma solução abrangente para proteção de dados sensíveis, adaptando-se às necessidades específicas de cada organização e acompanhando o ciclo de vida da informação, independentemente de onde ela esteja. Ao combinar flexibilidade, facilidade de implementação e respeito à privacidade dos colaboradores, garante não só a segurança das operações, mas também o alinhamento com as melhores práticas de conformidade e governança corporativa. 

Assista também o nosso webinar e aprofunde-se no tema

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